Tjänsten Handi har tagits i bruk vid Palkeet och THL

ons juni 06 15:46:00 2018

De två första ämbetsverken, Palkeet och THL, började använda Handi i början av maj. Användningen under de två första veckorna förflöt väl och erfarenheter samlas in under sommaren.

Under de första månaderna med systemet i bruk samlas erfarenheter in på bred bas, både i själva programmet och genom den tjänst, de anvisningar och de utbildningar som Palkeet tillhandahåller.

Det handlar om att servicesystemet och verksamhetsmodellen finslipas mer genomgripande än i vanliga pilotprojekt. Den smidiga arbetsmetoden möjliggör att servicesystemet tas i bruk endast knappt ett halvt år efter beslutet om anskaffning.

Palkeets projektchef Kati Siikonen beskrev stämningarna efter att pilotförsöken inletts i sin blogg på webbplatsen handi.fi. Erfarenheterna från pilotförsöken är ämnet för en verkstad som Handi-programmet ordnar den 11 juni.
 

Hur kan man förbereda sig inför användningen av Handi?

Störst nytta får ämbetsverket av Handi om hela upphandlingsprocessen och arbetsmetoderna inom den förnyas så att tyngdpunkten förflyttas till planering och beställning av upphandlingar. Detta har behandlats inom de programgrupper som ordnats inom Handi-programmet.
Tjänsten Handi möjliggör automatisk behandling av fakturor efter beställningen. Då behövs sakgranskning och godkännande av fakturor bara i särfall, vilket frigör betydande mängder arbetstid vid ämbetsverken.
Noggrannare förberedelser inför Handi inleds omkring sex veckor innan projektet för ibruktagning börjar. Då skickar Palkeet förberedningsmaterial till bokföringsenheterna och avtalar om ett inledningsmöte för projektet. Ibruktagningsprojektet inbegriper kundspecifika val och fastställande  av eventuella tillägg och produktifierade integrationer samt genomförande och testning inklusive utbildning.
Förberedelserna kan ändå påbörjas i god tid innan förberedelsematerialen kommer. I verkstaden i mars gavs en genomgång av sådant som bör planeras och bearbetas. De Handi-ansvariga har en videoupptagning från tillfället och en beskrivning av ibruktagningsprocessen, tillgängliga i ämbetsverkens gemensamma lokal i Tiimeri.
En första version av den nätbaserade utbildningshelheten Hankinta 2020 finns publicerad i eOppiva. Utbildningshelheten innefattar bland annat avsnitt för beställning, betalning och rapportering. Mer information om utbildningshelheten finns på handi.fi.

Vad betyder Handi för leverantörer?

För service- och produktleverantörer innebär det att Handi tas i bruk ett mer enhetligt och transparent arbetssätt med alla ämbetsverk. Allt eftersom ämbetsverken börjar använda Handi-tjänsten får leverantörerna en inbjudan att registrera sig i Handis leverantörsportal och informationstillfällen för leverantörer ordnas.

Allmänna anvisningar för leverantörer finns på handi.fi och www.palkeet.fi.