Hankinnat digitalisoidaan, laskujen käsittely vähenee

Koko valtion hankintaprosessi aina hankintojen suunnittelusta niiden raportointiin uudistuu ja digitalisoituu lähivuosina. Tavoitteena on yksinkertaistaa ja yhtenäistää toimintatapoja sekä lisätä tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä. Tuloksista hyötyvät niin valtio, virastot kuin yksittäiset virkamiehet, toimittajat ja kansalaiset.

Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelma on koonnut yhteen julkisten hankintojen ammattilaiset kehittämään valtion hankintatoimea. Työskentely on verkostomaista, ketterää ja innostunutta. Ohjelma on osa "Digitalisoidaan julkiset palvelut" -kärkihankkeita.

Merkittävin Palkeiden vastuulla oleva osa ohjelmaa on sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen eli Handi-palvelun toteuttaminen. Painopiste siirtyy tilaamisvaiheeseen, jonka jälkeen tilauksen ja laskun käsittely tapahtuu pitkälti automaattisesti.

Handi-palvelu tulee käyttöön kaikissa hankintayksiköissä vuoden 2019 loppuun mennessä. Palvelun tueksi Palkeet on kilpailuttanut palvelujärjestelmän.  Vuonna 2017 uudistettiin jo valtionhallinnon maksuliikejärjestelmä ja luotiin tuote- ja palveluvalikoima Handi-palvelun käytön pohjaksi.

Handi-palvelun myötä myös kaikki valtiolle tuotteita ja palveluja toimittavat tahot tulevat Palkeiden asiakkaiksi. Toimittajat saavat Palkeista tuen Handi-palvelun käyttöön ja tuote- ja palvelutietojen julkaisemiseen. Toimittaja voivat myös seurata palvelujärjestelmässä reaaliaikaisesti laskun käsittelyn etenemistä.


Palvelut ja yhteistyö uudistuvat

Asiakkaat odottavat palvelukeskukselta varmaa palvelutuotantoa, sujuvaa asiakaspalvelua sekä mahdollisuutta vaikuttaa palvelujen kehittämiseen.

Vuonna 2017 teimme asiakaspalveluun ja asiakastyöhön merkittäviä muutoksia, joiden taustalla olivat asiakkaiden toiveet. Keskitetty asiakaspalvelu yhdenmukaistaa palvelua ja mahdollistaa sen paremman kehittämisen. Yhteydenpitoa varten otettiin käyttöön nykyaikainen Pointti-palvelujärjestelmä, jossa palvelupyynnön lisäksi yhteyttä voi ottaa chat-palvelun kautta. Kahden ensimmäisen kuukauden aikana keskitettyyn asiakaspalveluun tuli lähes 50 000 palvelupyyntöä, noin 800 chat-yhteydenottoa ja 3500 puhelua.

Myös asiakastyön mallia kehitettiin paremmin asiakkaiden toiveita vastaavaksi. Kunkin asiakkaan kanssa laaditaan yhteistyössä heille omakohtainen asiakastyön suunnitelma. Asiakkaan niin halutessa voidaan esimerkiksi keventää vuosittaista kokoustamista.

Asiakasneuvottelukunnassa aloitettiin viime vuonna teemakeskustelut parhaiden käytäntöjen vertailemiseksi ja jakamiseksi. Talous- ja henkilöstöhallinnon yhteyshenkilöpäivät puolestaan tarjoavat mahdollisuuden käydä läpi ja keskustella yleisiä kaikkia asiakkaita koskettavia asioita ja muutoksia.

Palveluvalikoima uudistui syksyllä. Uusina palveluina tarjotaan rekrytointipalveluja, palvelujen käytön tukeen liittyviä koulutuspalveluja ja laajempaa ajanhallinnan lisäpalvelua. Lokakuun alusta matkalaskujen tarkastuspalvelu muuttui peruspalveluksia ja palvelumäärä kasvoi 181 prosenttia. Matkalaskujen tarkastus on yksi taloushallinnon tehtävistä, joita siirrettiin Palkeisiin lokakuussa.

Palkeet kartoittaa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden näkemyksiä toiminnan ja kehittämisen tueksi useilla kohdennetuilla kyselyillä: perinteinen asiakastyytyväisyyskysely tehdään joka kevät, yrityskuvaa kartoitetaan joka toinen vuosi ja mm. kehittämisen painopisteiden priorisoimisessa on hyödynnetty verkkoaivoriihityöskentelyä.

 

Kieku-foorumissa katse tulevaan

Kieku-foorumi

Vuonna 2016 päättyi valtionhallinnon historiallinen yhteishanke Kieku-tietojärjestelmän ja -toimintamallin  käyttöönotto. Syksyllä 2017 katse suunnattiin tulevaan, kun yhdessä virastojen johdon sekä talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisten kanssa keskusteltiin Kieku-foorumissa julkishallinnon tulevaisuudesta, kumppanuuden rakentamisesta sekä hyvästä asiakaskokemuksesta.

Vuoden 2017 lukuja

Tunnuslukuja